Ich bin Hausmeister in einer Eigentümergemeinschaft mit zwölf Wohnungen. Eine davon gehört mir. Einmal im Jahr steht also die Nebenkostenabrechnung an.
Bei mir lief das über Excel. Für jedes Jahr eine neue Datei, für jede Wohnung ein Tabellenblatt, dazu ein Ordner voller Rechnungen. Das funktioniert, bis eine Formel verrutscht oder eine Zeile fehlt. Spätestens wenn ein Mieter fragt, wie sich ein Betrag zusammensetzt, sucht man in drei Tabellenblättern nach der Antwort.
Fertige Programme gibt es einige. Die meisten kosten ein monatliches Abo, und die Daten meiner Mieter liegen dann in einer fremden Cloud. Beides wollte ich nicht. Also habe ich angefangen, mir selbst etwas zu bauen. Daraus ist der Immobilienverwalter geworden.
Ich möchte dir das Tool heute vorstellen. Um die Installation geht es nur am Rande. Mir geht es darum, was das Tool kann, für wen es sich lohnt und wie du mir helfen kannst, Fehler zu finden.
Was ist der Immobilienverwalter?
Der Immobilienverwalter ist eine Web-App, die als Docker-Container läuft. Du betreibst sie in deinem Heimnetz, auf einem Raspberry Pi, einer Synology oder einem Server. Bedient wird sie im Browser.
Das Tool ist Open Source (AGPL-3.0) und kostenlos. Deine Daten bleiben bei dir, es gibt keine Cloud und kein Konto bei einem Anbieter.
Der Ablauf ist immer gleich: Du legst deine Immobilie und die Wohnungen an, trägst die Mieter ein und buchst übers Jahr die Rechnungen. Am Ende rechnet das Tool aus, was auf welche Wohnung entfällt, und erstellt den Brief an den Mieter.
Hinweis: Alle Screenshots in diesem Beitrag stammen aus einer Demo mit erfundenen Daten. Das „Musterhaus Lindenweg 7“ und seine Mieter gibt es nicht.
Was das Tool kann
Immobilie und Gebäudekosten
Auf der Übersicht einer Immobilie siehst du alle Gebäudekosten des Jahres. Jede Kostenart hat einen Umlageschlüssel: Wohnfläche, Miteigentumsanteile, Wohneinheiten oder Wasserverbrauch. Die Spalte „Verteilt“ zeigt dir, ob der ganze Betrag auf die Wohnungen verteilt wurde.
Belege und Buchungen
Jede Rechnung ist eine Zeile. Du gibst Datum, Text, Kostenart und Betrag ein und hängst den Beleg als PDF oder Foto an. Wiederkehrende Zahlungen wie die Grundsteuer legst du einmal als Dauerauftrag an. Ein Bescheid, der zwei Kostenarten enthält, z. B. Grundsteuer und Straßenreinigung, kann an beiden Buchungen hängen. Mit dem Filter „nur ohne Beleg“ siehst du schnell, welche Rechnung noch fehlt.
Die Abrechnung pro Wohnung
Pro Wohnung siehst du, wer dort wie lange gewohnt hat, welche Kosten anfallen und was vorausgezahlt wurde. Zieht ein Mieter im März ein, zahlt er zehn von zwölf Monaten. Den Leerstand trägt der Eigentümer. Das Ergebnis steht direkt daneben: Nachzahlung oder Guthaben.
Der Brief an den Mieter
Mit einem Klick entsteht die Betriebskostenabrechnung als PDF. Kostenaufstellung, Umlageschlüssel und Vorauszahlungen stehen drin, auf Wunsch auch die Belege als Anlage. Bei einer Nachzahlung druckt das Tool einen GiroCode mit. Den scannt der Mieter mit seiner Banking-App und muss die IBAN nicht abtippen.
„Bitte prüfen“
Bevor du eine Abrechnung verschickst, zeigt dir das Tool, was ihm auffällt. Zum Beispiel eine Kostenart ohne Umlageschlüssel, Vorauszahlungen, die noch nicht bestätigt sind, oder Kosten, die keinem Mieter zugeordnet werden. Die Liste ersetzt keinen prüfenden Blick, fängt aber die typischen Flüchtigkeitsfehler ab.
Verträge und Kündigungsfristen
Versicherung, Allgemeinstrom, Gartenpflege: Alle Verträge der Immobilie stehen an einer Stelle. Das Tool rechnet aus, bis wann du kündigen musst, und erinnert dich per E-Mail. Daneben siehst du, was im Jahr tatsächlich gebucht wurde. Die Jahresrechnung lädst du nur einmal hoch, sie dient dann gleich als Beleg für die Buchung.
Mietkonto
Viele Mieter überweisen Miete und Nebenkosten in einer Summe. Wenn dann mal etwas fehlt, wird es schnell unübersichtlich. Im Mietkonto hat jeder Monat eine Zeile mit Soll, Zahlung, Datum und Bemerkung. Der Saldo läuft über die Jahre weiter. Liegt der Rückstand bei zwei Monatsmieten oder mehr, weist dich das Tool darauf hin.
Für den Fall, dass es ernst wird, gibt es das Mietkonto als sauberes PDF. Das kannst du dem Mieter, deinem Anwalt oder dem Eigentümerverband vorlegen.
Für Eigentümer in einer WEG
Wer eine vermietete Eigentumswohnung hat, bekommt von der Verwaltung die Hausgeldabrechnung und muss daraus die Nebenkostenabrechnung für den Mieter machen. Das Tool kennt Miteigentumsanteile, trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten und führt die Erhaltungsrücklage. Im Handbuch gibt es dazu eine Anleitung Schritt für Schritt.
Was sonst noch dabei ist
- mehrere Benutzer mit Rollen, z. B. ein zweiter Eigentümer, der nur seine Wohnungen sieht
- Anmeldung mit Zwei-Faktor-Code
- Dokumentenablage pro Jahr und Mieter
- Zählerstände und Zählertausch
- ein Hinweis in der App, sobald eine neue Version erscheint
Für wen ist das Tool interessant?
Ich habe das Tool für meinen eigenen Bedarf gebaut. Es ist so angelegt, dass auch andere damit arbeiten können. Interessant ist es für dich, wenn du dich in einem dieser Punkte wiederfindest:
- Du vermietest privat eine oder mehrere Wohnungen oder ein Haus und machst die Abrechnung selbst.
- Du hast eine vermietete Eigentumswohnung in einer WEG und musst die Hausgeldabrechnung auf deinen Mieter umlegen.
- Du betreibst ohnehin einen kleinen Server, ein NAS oder ein Homelab und kennst Docker zumindest ein bisschen.
- Du möchtest die Daten deiner Mieter nicht bei einem Cloud-Anbieter ablegen.
Nichts für dich ist das Tool, wenn du als Hausverwaltung Hunderte Einheiten betreust. Dafür ist es nicht gedacht.
Ganz wichtig: Das Tool rechnet, es berät nicht. Ob eine Kostenart umlagefähig ist, steht in deinem Mietvertrag und in der Betriebskostenverordnung. Im Zweifel fragst du deinen Eigentümerverband oder einen Anwalt.
Ich brauche deine Hilfe
Bei mir läuft das Tool produktiv. Meine Abrechnungen für 2025 habe ich damit komplett nachgerechnet, weil mir dort alle Zahlen vorliegen. Aber jede Abrechnung ist anders. Mieterwechsel mitten im Monat, Heizkostenabrechnung vom Dienstleister, Wohnungen ohne Zähler, ein Garten, den nur das Erdgeschoss pflegt. Ich kann nicht jeden Fall selbst durchspielen.
Deshalb dieser Beitrag. Je mehr Leute das Tool ausprobieren, desto mehr Fehler finden wir und desto besser wird es. Die aktuelle Version ist 0.33, bis zur 1.0 ist es also noch ein Stück.
So kannst du helfen:
- Ausprobieren: Leg ein Testhaus mit erfundenen Daten an und rechne eine Abrechnung nach, die du schon einmal von Hand gemacht hast. Stimmt das Ergebnis?
- Fehler melden: Am liebsten als Issue auf GitHub. Beschreib kurz, was du gemacht hast, was du erwartet hast und was stattdessen passiert ist. Ein Screenshot hilft.
- Ideen schicken: Dir fehlt eine Funktion, oder etwas ist umständlich? Schreib es mir in die Kommentare oder auf GitHub.
Eine Bitte dazu: Poste keine echten Namen, Adressen oder IBANs deiner Mieter in ein Issue. Das ist öffentlich. Erfundene Daten reichen völlig, um einen Fehler nachzustellen.
Kurz zur Installation
Wenn du Docker kennst, bist du in wenigen Minuten fertig. Du lädst die docker-compose.yml aus dem GitHub-Projekt herunter und startest sie:
docker compose up -dDanach öffnest du im Browser http://<IP-deines-Servers>:8080. Der erste Benutzer, den du anlegst, ist Administrator.
Unter Portainer, Dockge, Unraid oder dem Synology Container Manager legst du einfach einen neuen Stack an und fügst den Inhalt der Datei ein. Alles Weitere steht im Handbuch.
Fazit
Der Immobilienverwalter ersetzt bei mir die Excel-Tabellen. Ich buche die Rechnungen übers Jahr, und am Ende steht die Abrechnung samt Belegen an einer Stelle. Wenn ein Mieter nachfragt, finde ich den passenden Beleg mit wenigen Klicks.
Das Tool ist komplex geworden, weil Nebenkosten nun mal komplex sind. Es braucht ein bisschen Übung. Nimm dir die Zeit, spiel mit einem Testhaus herum, und sag mir, wo es hakt.
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